（修订）

第一章  总 则

第一条 为进一步加强我校学生档案收集和管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，促进我校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学生档案是记载学生入学前和在校期间有关学习、奖惩、品行、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要依据。

第三条 学生档案管理工作，是学校的一项常规性基础工作。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，我校学生档案由各二级学院集中统一管理，学生工作部（学生处）负责监管。

第四条 学生档案管理工作内容：

（一）接收、整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（五）办理其它有关学生档案事项。

第五条 二级学院作为学生档案材料保管的直接责任部门，要指定专人负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。

第六条 班主任、辅导员作为学生档案材料形成的主要人员，要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理工作，在材料形成后1个月内，移交所在学院学生档案管理人员，并协助做好归档工作。

第七条 二级学院在学生离校前将毕业生的档案材料归档完毕。学生毕业后，二级学院要及时将毕业生档案寄送至毕业生就业报到证上的就业单位或生源地相关机构。学生档案应通过机要转递，不得由学生本人自带；转出的档案必须完整、齐全，不得扣留材料或分批转出。

第二章  档案归档范围

第八条 归档的学生档案，必须真实、历史、全面地反映学生的学习、成长过程，对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第九条 毕业时学生档案一般应包含以下材料：

（一）入学材料：招收入学的本（专）科学生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、新生入学登记表、入团（入党）申请书及志愿书等材料；

（二）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料；

（三）学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；

（四）鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料；

（五）实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料；

（六）毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书等材料；

（七）学位材料：学位申请、授予等材料；

（八）奖励材料：各学习阶段获得的各级表彰奖励材料，包括各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明等材料；

（九）处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料及相关的解除处分材料；

（十）组织材料：入党（入团）申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；

（十一）体检材料：入学体检表、学年体检表、毕业生体检表等材料；

（十二）出国（境）材料：因公（私）出国（境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料；

（十三）应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章  档案的收集与管理

第十条 学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别，属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚；不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。

第十一条 新生入学后，档案由各二级学院负责核查、整理、归档，具体要求如下：

（一）核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名也要书写，个人不能随意改名；要求身份证、学籍卡及档案记载上的姓名出生年月日一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚；

（二）核查后，将学生档案资料换装学校统一的档案袋。原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格的，应将原档案袋一并装入新的档案袋中；

（三）规范填写档案袋。要求用签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、档案编号（档案编号要编于档案袋右上角）；

（四）《新生档案情况登记表》作为档案移交的重要依据，以班级为单位填写，同本班级学生档案一起移交所在学院档案管理人员。

第十二条 每学期将《学生综合测评成绩表》归入学生本人档案。

第十三条 学生奖励及处分材料产生1个月内归入学生本人档案。

第十四条 因病休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后，应当及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十五条 接到学生留级通知后，二级学院应当及时将留级学生的档案转至新班级，注销原班级名字并说明原因。

第十六条 退学的学生档案由学生本人带回。

第四章  档案的保管与保护

第十七条 根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。

第十八条 学生档案要在专门档案室，用铁皮档案柜存放。

第十九条 建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

第二十条 管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第五章  档案的使用

第二十一条 确需查阅和借阅学生档案的，须遵守下列规定：

（一）二级学院只能查阅本学院学生档案。查阅学生档案，须经学院领导同意后，由学生档案管理人员、班主任或辅导员查阅。外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信；

（二）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经所在学院领导同意后，方可外借；

（三）查阅学生档案，实行登记制度。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；

（四）学生个人不得查阅自己的档案材料。

第六章  附 则

    第二十二条 本办法自发布之日起施行，由学生工作部（学生处）负责解释。原《集宁师范学院毕业生档案管理办法》（集师发〔2014〕11号）同时废止。